پیش فاکتور یا پروفرما اینویس چیست؟

هر معامله‌ای با مذاکره و چانه‌زنی خریدار و فروشنده همراه است. واردات و صادرات نیز از این قاعده مستثنی نخواهند بود. در روند چانه‌زنی و مذاکرات اولیه، صحبت‌ها و پیشنهاد‌های متفاوتی از جانب هر دو طرف مطرح خواهد شد اما این موارد شفاهی برای هیچ‌یک از طرفین الزام‌آور نخواهد بود. پیش‌فاکتور یا پروفرما را می‌توان اولین سند مهم در ثبت و اجرای توافقات خریدار و فروشنده دانست. در این مطلب قصد داریم تا با جزئیات بیشتری از این سند مهم آشنا شویم.

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

همان‌طور که اشاره شد پروفرما یا پیش‌فاکتور سندی مهم است که پس از انجام توافقات اولیه به درخواست خریدار توسط فروشنده صادر شده و پس از تائید و امضا از سوی خریدار، اعتبار پیدا خواهد کرد. در این سند اطلاعات مهمی از جزئیات کالا و توافقات طرفین وجود خواهد داشت که در ادامه به برخی از مهم‌ترین موارد آن اشاره خواهیم کرد. فروشنده باید در ثبت و صدور اطلاعات پرفورما دقت لازم را نماید زیرا این سند زیربنای اصلی معامله و تجارت کالای مورد نظر است. از سوی دیگر خریدار نیز می‌بایست در بررسی و تائید موارد ذکر شده در پیش‌فاکتور دقت لازم را به‌عمل آورد. در نظر داشته باشید بروز خطا در ثبت اطلاعات در پروفرما علاوه بر لغو معامله، ممکن است برای هر دو طرف جریمه‌هایی را از سوی دولت‌های کشورهای مبدا و مقصد به‌همراه داشته باشد. از این رو بهتر است خریدار و فروشنده در روند ثبت، صدور و بررسی پیش‌فاکتور از مشورت افراد خبره در این زمینه بهره‌ برده تا از ضررهای احتمالی در آینده جلوگیری نمایند. 

اطلاعات ذکر شده در پروفرما یا همان پیش فاکتور

با اطلاعاتی که تا به اینجا بررسی کردیم اهمیت پروفرما یا پیش‌فاکتور به‌وضوح مشخص شد حال به بررسی اطلاعات مهمی که در پیش‌فاکتور ذکر می‌شوند، می‌پردازیم.

• اعتبار پیش‌فاکتور

در هر معامله موارد متعددی بر روی شرایط آن معامله تاثیر خواهند گذاشت. فروشنده با صدور پیش‌فاکتور این شرایط را برای خریدار تا مدت زمانی مشخص، مطابق توافقات ثابت نگاه می‌دارد. خریدار تا این زمان که از آن به‌عنوان مدت اعتبار پروفرما یاد می‌شود، امکان تائید پیش‌فاکتور و ادامه روند معامله را خواهد داشت. در صورتی که در مدت زمان مشخص شده خریدار اقدامات لازم را انجام ندهد، چاره‌ای به‌غیر از درخواست مجدد پروفرما نخواهد داشت.

• مشخصات کالا

یکی دیگر از موارد مهم در پروفرما مشخصات کالا است. نام، تعداد، نوع جنس کالا و توصیف دقیق کالا از مواردی هستند که ذکر آنان در پیش‌فاکتور ضروری است. حتی توصیه می‌شود برای جلوگیری از ابهامات و مشکلات احتمالی، کد تعرفه گمرکی 8 رقمی کالا نیز در پیش‌فاکتور قید شود.

• قیمت کالا

یکی از اصلی‌ترین مواردی که در هر معامله باید بر سر آن توافق کرد قیمت کالای مورد معامله است. در پروفرما قیمت‌ها به صورت دقیق و برای هر کالا به طور جداگانه نوشته می‌شود. البته معمولا قیمت کل که جمع قیمت همه کالا‌ها با احتساب تعداد آن‌ها است، نیز در پیش‌فاکتور ذکر می‌گردد.

• کرایه و مشخصات حمل

حمل کالای وارداتی و ارسال آن به کشور مقصد یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های تجارت است. در روند مذاکرات تجاری مشخص خواهد شد که مسئولیت حمل کالا برعهده فروشنده یا خریدار است. در صورتی که فروشنده این مسئولیت را بپذیرد، لازم است اطلاعات و هزینه‌های دقیق حمل کالا را نیز در پیش‌فاکتور ذکر نماید.

• نحوه بسته‌بندی

بسته‌بندی هر کالا نه‌تنها در روند حمل کالا برای کاهش ریسک‌های فیزیکی حمل و نقل مهم است بلکه در بازاریابی محصول در کشور هدف نیز موثر خواهد بود. از این رو ممکن است خریدار خواستار تغییراتی در ویژگی‌های بسته‌بندی کالا باشد. ذکر جزئیات این موضوع در پروفرما از سوءتفاهمات و مشکلات آتی جلوگیری خواهد کرد.

• شرایط پرداخت

از دیگر مواردی که خریدار و فروشنده باید بر روی آن توافق نمایند، نحوه و شرایط پرداخت است. به‌طور کلی چهار شیوه برای پرداخت وجه کالاهای وارداتی وجود دارد.

• خرید به روش حساب باز یا خرید نسیه

• خرید به شکل پیش پرداخت

• خرید با استفاده از برات بدون تعهد یا برات اسنادی

• خرید با گشایش اعتبار اسنادی

پس از توافق و انتخاب یکی از این شیوه‌ها برای پرداخت، جزئیات آن در پروفرما ثبت خواهد شد. 

نحوه صدور پیش فاکتور یا پروفرما

برای صدور پروفرما یا پیش‌فاکتور نیاز به اقدامی خاصی نخواهد بود. تنها کافی است موارد و اطلاعات معامله را مطابق توافقات انجام شده به‌صورت دقیق در پیش‌فاکتور ثبت نمود. تکرار این نکته که پروفرما زیربنا و مرجع اصلی برای صدور سایر مجوزها و اسناد گمرکی است، خالی از لطف نخواهد بود. 

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

بارها اشاره کردیم که پیش‌فاکتور اولین و پایه‌ای‌ترین سند برای انجام واردات یا صادرات کالا خواهد بود. در تمام مراحل واردات کالا از جمله دریافت مجوز واردات و صادرات، ثبت سفارش و حتی ترخیص کالا از گمرک پروفرما به عنوان سندی مرجع نیاز خواهد بود.

نکات مهم درخصوص پروفرما

در پیش‌فاکتور بهتر است آدرس فروشنده و خریدار هر دو به‌صورت دقیق ذکر شود و هر دو طرف یک نسخه از آن را نزد خود نگه‌دارند. پروفرما تنها در صورتی دارای اعتبار خواهد بود که طرفین معامله پس از تائید، نسبت به مهر و امضا پیش‌فاکتور اقدام نمایند. هرچه اطلاعات دقیق‌تر و با جزئیات بیشتری در پروفرما ذکر شود معامله‌ای شفاف‌تر و بی‌دغدغه‌تری را به همراه خواهد داشت. 

جمع بندی

بارها و بارها از اهمیت پروفرما یا پیش‌فاکتور و نقش آن در تجارت به‌ویژه واردات کالا نکاتی را گفتیم. دقت در صدور و بررسی این سند می‌تواند تجارتی موفق و بدون دردسر را به‌همراه داشته باشد. استفاده از تجربه متخصصان این حوزه و شرکت‌های مشاوره بازرگانی می‌تواند نقاط تاریک این مسیر را روشن نماید. شرکت بازرگانی و حمل و نقل بین المللی تی جی اکسپورت از صفر تا صد امور گمرکی شما را انجام می دهد.