ثبت سفارش واردات کالا

ثبت سفارش واردات کالا چیست؟

در انجام فرآیند واردات یک کالا، یکی از مهم­ترین مراحل ثبت سفارش واردات کالا است. می­توان این مرحله را اولین مرحله از روند‌های قانونی واردات کالا دانست. برای ادامه روند واردات کالا در این مرحله نیاز به دریافت مجوز و سند از سیستم وزارت صنعت، معدن و تجارت کشور بوده تا در سایر مراحل قانونی بودن واردات کالا مشخص خواهد شد. مجوز ثبت سفارش کالا نشان دهنده این موضوع است که ورادات کالای مذکور تحت نظارت سازمان‌های ذیربط خواهد بود. در این مطلب علاوه بر آشنایی با ثبت سفارش کالا، مراحل و روند آن را نیز خواهیم شناخت. همچنین با سامانه جامع تجارت ایران آشنا خواهیم شد.

مجوز ثبت سفارش چیست؟

هر شخص حقیقی و حقوقی برای واردات کالا به کشور موظف به دریافت یک کد 8 رقمی از سازمان توسعه و تجارت است. این کد همراه با تاریخ و اطلاعات پروفرما و نام شرکت متقاضی مجوز ثبت سفارش کالا در یک برگه درج می گردد که به آن مجوز ثبت سفارش کالا می­گویند. بنابراین کاملا مشخص است که برای دریافت این مجوز نیاز به پرفورما یا پیش‌فاکتور معتبر خواهد بود. شخص وارد­کننده کالا با استفاده از این مجوز می‌تواند مالکیت خود را در زمان ترخیص کالا از گمرک اثبات نماید. مجوز ثبت سفارش کالا در بازه 3 تا 6 ماهه از زمان صدور قابل استفاده است. لازم به ذکر بوده در صورت عدم استفاده باید برای تمدید آن اقدام کرد. پس از انجام مراحل و روند کامل ثبت سفارش کالا در سامانه ثبتارش و دریافت کد مجوز ثبت سفارش کالا، اطلاعات کامل واردات کالای مربوطه به شعب بانک‌ عامل و گمرکات اجرایی کشور ارسال خواهد شد. در نظر داشته باشید برای واردات برخی از اقلام مانند تجهیزات پزشکی نیاز به اخذ مجوز از ارگان‌های ذی‌ربط خواهد بود. این مجوز باید قبل از شروع فرآیند ثبت سفارش کالا دریافت شود. پس از دریافت این مجوز واردکننده می‌تواند نسبت به قطعی نمودن پیش‌فاکتور و انجام ادامه فرآیند خرید کالا و واردات آن اقدام نماید. 

 استثنائات مجوز ثبت سفارش کالا:

برای واردات تمام کالاهایی که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی که به هر نحوی به کشور وارد می­‌شوند نیاز به دریافت مجوز ثبت سفارش است اما در آیین نامه‌ی اجرایی قانون مقررات صادرات و واردات مصوب ۶/۲/۱۳۷۳ برخی موارد از دریافت این مجوز معاف هستند. موارد استثنا به شرح ذیل است:

• آیین نامه‌ی اجرایی قانون مقررات صادرات و واردات 46 بند کالا که اکثرا مورد نیاز هموطنان مرزنشین است نام برده شده است. به‌طور کلی بر طبق این لیست کالاهای مورد نیاز خانوارهای مرزنشین، شرکت‌های تعاونی آن‌ها، ملوانان، کارکنان شناورها از دریافت مجوز ثبت سفارش معاف هستند.
• کالاهای خاص نظامی با تائید وزارت دفاع و پشتیبانی و نیروهای مسلح و همچنین کالاهای خاص سازمان انرژی اتمی با تائید رئیس سازمان انرژی اتمی یکی دیگر از موارد استثنا برای اخذ مجوز ثبت سفارش کالا هستند.
• کالاهایی که مسافران علاوه بر کالاهای مستعمل خود از خارج از کشور یا از مناطق آزاد تجاری در صورت احراز برخی شرایط از دریافت مجوز‌های قانونی معاف خواهند بود. عدم ممنوعیت قانونی و شرعی و غیر تجاری بودن کالا شرایط مورد نیاز برای بهره‌مندی از این معافیت است. البته در مورد کالاهای مسافران شرایط خاصی در مورد پرداخت عوارض گمرگ نیز وجود دارد.
• کالاهایی با ارزش کمتر از 50 دلار که از طریق پست به کشور وارد می‌شوند مشروط بر آنکه جنبه تجاری نداشته و از نظر شرعی و قانونی ممنوعیتی برای ورود آن وجود نداشته باشد بدون پرداخت عوارض گمرکی و اخذ مجوزهای قانونی ترخیص خواهند شد.
• کالاهایی که واحدهای تجاری و تولیدی به عنوان نمونه به کشور وارد می‌کنند نیز از جمله موارد استثنا در اخذ مجوز ثبت سفارش است. در نظر داشته باشید این مورد منوط به تایید نمونه بودن کالا از سوی گمرک جمهوری اسلامی ایران خواهد بود. 

سامانه ثبتارش یا سامانه جامع تجارت چیست؟

در سال‌های گذشته برای دریافت مجوز ثبت سفارش کالا، تجار و بازرگانان به‌صورت حضوری به سازمان توسعه تجارت ایران مراجعه کرده و با ارائه اسناد و مستندات لازم نسبت به اخذ مجوز ثبت سفارش کالا اقدام می‌کردند. اما با پیشرفت تکنولوژی سازمان توسعه تجارت نیز از سامانه ثبتارش رونمایی کرد. با استفاده از این سامانه همه افراد حقیقی و حقوقی تنها با دسترسی به شبکه اینترنت می‌توانند به‌صورت 24 ساعته اقدام به دریافت مجوز ثبت سفارش کالا نمایند. در سال‌های بعد این سامانه با سامانه جامع تجارت جایگزین شد. سامانه ntsw یا همان سامانه جامع تجارت به عنوان پنجره واحد تجارت ایران در راستای اجرای موارد متعددی از قوانین و مصوبات کشور راه‌اندازی شده و استفاده از آن برای تمام تجار و بازرگانان به عنوان اولین قدم برای انجام تجارت ضروری است. از جمله این مصوبات می‌توان به ماده هشت قانون بهبود مستمر محیط کسب و کار مصوب سال نود، اساسنامه مرکز توسعه تجارت الکترونیک، مصوب وزاری عضو کارگروه ماده چهار اساسنامه مرکز توسعه تجارت، ماده شش قانون مبارز با قاچاق کالا و ارز مصوب سال نود و دو و همچنین ماده سه آیین‌نامه اجرایی مواد پنج و شش قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز، مصوب تیرماه نود و پنج هیات وزیران اشاره کرد. 

سامانه ­های مشابه سامانه ثبتارش در سایر کشورها:

بر اساس گزارش بانک جهانی در زمان راه‌اندازی سامانه ثبتارش توسط سازمان توسعه تجارت ایران در 73 کشور سامانه‌هایی با قابلیت‌های مشابه جهت کاهش زمان، هزینه و نیاز به اسناد، فعال و مورد استفاده بوده‌ است. از نمونه‌های این سامانه‌ها می‌توان به سامانه کنترل واردات در اتحادیه اروپا،‌ سامانه اطلاعات تجاری پیش از ورود یا ACIS در کانادا و سامانه اظهارنامه گمرکی خودکار یا AMS در ایالات متحده آمریکا اشاره کرد. 

ثبت­ نام در سامانه جامع تجارت:

اولین قدم برای استفاده از سامانه جامع تجارت ثبت‌نام است. برای ثبت­ نام نیاز است به سایت ntsw.ir مراجعه کرده و روند ثبت‌نام را ادامه دهید. برای استفاده از سامانه بهتر است از مرورگرهای کروم یا فایرفاکس استفاده نمایید. یکی از نکات مهم در زمان ثبت­ نام در سامانه جامع تجارت یکسان بودن مالک شماره موبایل وارد شده در سیستم با شخص ثبت‌نام کننده است. در نظر داشته باشید سامانه جامع تجارت اطلاعات را به‌صورت برخط با سامانه‌های مرتبط مانند ثبت‌احوال کنترل کرده و استعلامات لازم را اخذ خواهد نمود. پس از ثبت‌نام و ورود در سامانه جامع تجارت نیاز به بارگزاری مدارک و مجوزهای فعالیت و موردی است. این مدارک پس از بارگزاری مورد راستی آزمایی از سوی اپراتورهای سامانه قرار خواهند گرفت. کارت بازرگانی و مجوزهای فعالیت در مناطق و مجوز های موردی از جمله این موارد هستند. در صورتی که قصد واردات کالا با کارت بازرگانی را داشته باشید باید در سامانه جامع تجارت نقش بزرگان را دریافت نمایید. برای این کارت پس از مراجعه به بخش بارگذاری صلاحیت‌ها در زبانه کارت بازرگانی تنها کافیست بر روی استعلام اطلاعات کلیک نمایید. در صورت صحت اطلاعات کارت بازرگانی نقش مذکور به لیست نقش‌های شما افزوده خواهد شد. 

مدارک مورد نیاز برای ثبت سفارش کالا:

برای ثبت سفارش کالا به مدارک و مستندات مختلفی نیاز خواهد بود. برخی از این مدارک مانند کارت بازرگانی و پیش‌فاکتور الزامی بوده و فارغ از نوع کالای وارداتی باید در سامانه بارگزاری شوند. اما بیشتر مواردی که به آن اشاره خواهد شد مانند کاتالوگ یا بروشور و مجوزهای قانونی موردی، مدارک و مستنداتی هستند که مطابق با اطلاعات مورد نیاز بارگزاری خواهند شد.

آماده سازی و بارگذاری کامل و دقیق مدارک مورد نیاز از بروز مشکل در روند پرونده جلوگیری خواهد کرد. با استفاده از راهنمایی متخصصین و مشاوران بازرگانی می‌توان امکان رد پرونده توسط کارشناسان را به‌طور جدی کاهش داد. 

مراحل ثبت سفارش کالا

شناسه فروشنده خارجی:

کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی غیر ایرانی که قصد هر نوع فعالیت در ایران را دارند باید یک کد به‌نام کد فراگیر یا فیدا کد را دریافت نمایند. زمانی که قصد واردات دارید و از یک فروشنده خارجی پیش‌فاکتور دریافت می‌کنید برای دریافت مجوز ثبت سفارش به این کد برای فروشنده کالای خود نیاز خواهید داشت. این کد که در مراحل ثبت سفارش به شناسه فروشنده کالا شناخته می‌شود توسط سامانه فیدا صادر خواهد شد. اما نیازی به مراجعه به آن سامانه نخواهید داشت زیرا از داخل محیط کاربری خود در سامانه جامع تجارت امکان دریافت این کد را خواهید داشت. پس از ورود به محیط کاربری خود از منوی عملیات تجارت خارجی، مدیریت شناسه فروشنده خارجی را انتخاب نموده سپس برای دریافت کد برای فروشنده جدید بر روی دکمه اخذ شناسه فروشنده خارجی کلیک نمایید. در مرحله بعد اطلاعات و مدارک مورد نیاز را وارد نموده تا با کلیک بر روی دکمه ثبت، اطلاعات برای مرکز فیدا ارسال شود. روند تائید درخواست حداقل 2 ساعت زمان نیاز خواهد داشت. در صورت تائید در همین منو شناسه فروشنده خارجی در دسترس شما قرار خواهد گرفت. در صورت عدم تائید دلیل رد درخواست نیز به شما نمایش داده خواهد شد. در نظر داشته باشید درصورت عدم تائید درخواست امکان ویرایش آن وجود ندارد و باید مراحل را از ابتدا تکرار کرد. 

ایجاد پرونده ثبت سفارش کالا:

در این مرحله از منوی عملیات تجارت خارجی، زیر منوی مدیریت پرونده‌ را انتخاب کرده و با کلیک بر روی پرونده جدید روند ایجاد پرنده ثبت سفارش را آغاز نمایید. در این مرحله باید اطلاعات اولیه از جمله شماره پیش‌فاکتور، کشور ذینفع، تاریخ صدور و اعتبار پیش‌فاکتور و فروشنده کالا را وارد نمایید. برای معرفی فروشنده تنها کافیست شناسه فروشنده خارجی که در مرحله قبل دریافت کرده‌اید را وارد نموده تا سایر اطلاعات مورد نیاز فروشنده به طور اتوماتیک در پرونده ثبت شوند. زمانی که بر روی ادامه کلیک نمایید پرونده شما ثبت خواهد شد. در هر زمان با مراجعه به همین منو می‌توانید روند پرونده را پیش ببرید. 

وارد کردن اطلاعات گمرکی و حمل‌ونقل در پرونده ثبت سفارش کالا:

در این مرحله باید اطلاعات حمل کالا و گمرگ ورودی را مشخص نمایید. ابتدا نوع قرارداد را از لیست موجود انتخاب کرده و باتوجه به نوع قرارداد روش حمل کالا را مشخص نمایید. پس از مشخص نمودن روش حمل، مرز و گمرک ورودی و همچنین کشور مبدا را انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید با انتخاب گزینه حمل به دفعات می‌توانید چندین انتخاب برای مرز و گمرک ورودی و کشور مبدا را داشته بشید. 

وارد کردن اطلاعات مالی و بانکی در پرونده ثبت  سفارش کالا:

یکی از مهمترین مراحل ثبت سفارش کالا، وارد کردن اطلاعات مالی و بانکی است. در این مرحله پس از وارد نمودن مبلغ کل پیش فاکتور، تخفیف و هزینه حمل، باید نوع عملیات ارزی و نحوه تامین ارز را مشخص نمود. فرمول محاسبه مبلغ کل پیش فاکتور به شرح ذیل است.

پس از انتخاب نوع ارز، باید نوع عملیات ارزی را انتخاب نمایید. در منوی مربوطه سه گزینه عملیات بانکی، غیربانکی و بدون انتقال ارز را مشاهده خواهید کرد. در نظر داشته باشید عملیات غیربانکی برای پرونده‌های جدید غیرفعال است. در صورت انتخاب عملیات بانکی، برای تامین ارز، سه گزینه پیش رو خواهید داشت. خرید از سیستم بانکی اولین راه تامین ارز خواهد بود. اگر از این طریق قصد تامین ارز را دارید، در نظر داشته باشید به کالاهای اولویت 1، ارز دولتی و به کالاهای اولویت 2 و 3، ارز نیمایی تعلق خواهد گرفت. روش دوم تامین ارز از محل صادرات است. در این روش می‌توانید از محل ارز تامین شده از صادرات خود یا دیگران، هزینه پیش فاکتور را پرداخت نمایید. راه حل سوم تامین ارز از محل حساب ارزی است. با انتخاب این گزینه، پرداخت مبلغ پیش فاکتور یا پروفرما اینویس از محل حساب ارزی شما در داخل کشور پرداخت خواهد شد. در صورتی که نوع عملیات ارزی را بدون انتقال ارز انتخاب نموده، لازم است فعال بودن بند مربوطه را بررسی نمایید. در نظر داشته باشد برخی گزینه‌های تامین ارز نیاز به اطلاعات بارنامه یا قبض انبار نیز خواهد داشت. 

ثبت کالاها‌ی پیش فاکتور در پرونده ثبت سفارش کالا:

در ادامه مراحل ثبت سفارش کالا به مرحله وارد نمودن اطلاعات کالاهای ذکر شده در پیش فاکتور خواهید رسید. برای این کار پس از کلیک بر روی افزودن کالا باید کد تعرفه گمرکی کالا یا HS  کد را وارد نمایید. برای اطلاع از کدهای تعرفه می‌توانید از کتاب تعرفه کالاها در سال جاری استفاده نمایید. پس از وارد نمودن شناسه مطابق با کالای مرتبط، فیلدهای نوع مصرف و وضعیت نمایندگی را انتخاب نمایید. وضعیت نمایندگی مشخص خواهد کرد شما قصد واردات کالا به سرزمین اصلی را دارید یا در حال واردات کالا به مناطق آزاد هستید.

در این مرحله شرح فارسی کالا، درصد حقوق ورودی و اولویت کالا به شما نمایش داده خواهد شد. سپس بر روی بررسی اطلاعات کالا کلیک نمایید. برای برخی کالاها مانند کالاهای بهداشتی، دامی، دخانیات و موارد دیگر برای واردات نیاز به شناسه کالا خواهید داشت. به شناسه کالاهای بهداشتی که باید قبل از شروع روند ثبت سفارش از وزارت بهداشت دریافت شود، IRC  می‌گویند. پس از تکمیل اطلاعات کالا بر روی ثبت، کلیک کرده و برای ثبت سایر کالاهای پیش فاکتور همین مراحل را تکرار نمایید.

در نظر داشته باشید در این مرحله انتخاب صحیح تعرفه کالا بسیار اهمیت دارد، زیرا میزان پرداخت عوارض ورود به کشور و همچنین اولویت ارزی کالا در این مرحله مشخص خواهد شد. از این رو پیشنهاد می‌شود برای جلوگیری از بروز مشکل، حتما از مشورت با مشاوران بازرگانی و کارشناسان این حوزه بهره ببرید. نکته مهم دیگر در این مرحله امکان وارد کردن اطلاعات از طریق فایل اکسل است. 

بارگذاری مستندات در پرونده ثبت  سفارش کالا:

در مرحله بعد از فرایند ثبت سفارش نیاز به بارگذاری مستندات خواهید داشت. در بندهای قبلی در رابطه با این موضوع به طور کامل توضیح داده شده است. 

ارجاع پرونده برای استعلام ضوابط مورد نیاز توسط دفتر مقررات صادرات و واردات:

پس از این مرحله در قسمت مدیریت پرونده، شماره پرونده برای شما نمایش داده خواهد شد و با کلیلک بر جزئیات می‌توانید وارد پرونده شوید. در انتهای صفحه چند دکمه از جمله ابطال، ویرایش و کپی پرونده را مشاهده خواهید کرد. همچنین یک دکمه بنفش رنگ به نام استعلام ضوابط برای شما فعال شده است. این دکمه شما را به مرحله بعد راهنمایی خواهد کرد. با کلیلک بر روی این دکمه، پرونده برای اخذ استعلامات مورد نیاز به دفتر مقررات صادرات و واردات ارجاع داده خواهد شد. از این مرحله به بعد همواره می‌توانید از طریق قسمت مشاهده سوابق، روند پرونده را بررسی نمایید. در صورت رد و یا تایید پرونده، اطلاعات در این قسمت در دسترس خواهد بود. 

ارسال درخواست مجوز کالاهای خاص به ارگان‌های مربوطه:

اگر در بین کالاهایی که به پرونده اضافه نموده‌اید کالایی وجود داشته باشد که نیاز به مجوز واردات و صادرات از سازمان یا ارگان مشخص دارد، وضعیت پرونده استعلام شده تغییر کرده و گزینه درخواست مجوز برای شما فعال خواهد شد. با انتخاب این دکمه وارد صفحه‌ای می‌شوید که از طریق آن می‌توانید درخواست مجوز را به سازمان‌های مربوطه ارسال نمایید. 

تائید نهایی درخواست ثبت سفارش:

در این مرحله باید منتظر صدور مجوز از سوی ارگان مربوطه ماند. پس از صدور مجوز، پرونده به وضعیت آماده ثبت سفارش تغییر وضعیت خواهد داد. در این مرحله با کلیک بر روی درخواست ثبت سفارش و انتخاب نوع ثبت سفارش، محل ثبت سفارش و همچنین بانک و شعبه مورد نظر، درخواست خود را ارسال نمایید. 

پرداخت کارمزد مجوز ثبت سفارش کالا:

پس از انجام کامل فرآیند ثبت سفارش کالا برای نهایی کردن آن نیاز به پرداخت کارمزد در سامانه جامع تجارت است. میزان کارمزد پرداختی نیم درصد از کل مبلغ ثبت سفارش خواهد بود. فرمول محاسبه کارمزد پرداختی ثبت سفارش کالا به شرح ذیل است:

2000/مبلغ ثبت سفارش=کارمزد پرداختی

در نظر داشته باشید برای پرداخت کارمزد مربوطه تنها 7 روز زمان دارید. در صورت عدم پرداخت نیاز به ویرایش مجدد پرونده ثبت سفارش خواهد بود. 

خدمات مشاوره بازرگانی:

ثبت سفارش کالا اولین مرحله و به‌نوعی ستون اصلی مراحل واردات کالا است. همانطوری که در توضیحات روند ثبت سفارش اشاره شد در مراحل مختلف نیاز به اطلاعات متعددی است. وارد نمودن اطلاعات اشتباه می‌تواند منجر به رد شدن پرونده شود. در این صورت مجبور خواهید بود مراحل را مجددا از ابتدا انجام دهید. این موضوع منجر به اتلاف هزینه و زمان خواهد شد. از آن‌جایی که تسلط به تمام جزئیات روند ثبت سفارش و واردات کالا سخت و زمان‌بر خواهد بود پیشنهاد می‌شود در این مسیر از مشاوران و کارشناسان با تجربه کمک گرفته تا از ضرر‌های اجتمالی در روند واردات کالا جلوگیری نمایید. شرکت بازرگانی و حمل و نقل بین المللی کالای تی جی اکسپورت از صفر تا صد واردات، صادرات و حمل کالای شما را از قبیل واردات تجهیزات پزشکی، واردات تجهیزات دندانپزشکی، واردات خودرو، واردات لوازم جانبی گوشی، واردات لوازم آرایشی و بهداشتی، واردات بیل مکانیکی، واردات لوازم جانبی ماشین، واردات مواد اولیه صنعتی و شیمیایی، واردات بدلیجات از ترکیه، حمل کالا از دبی، هزینه حمل کالا از چین و سایرموارد انجام خواهد داد.